Многие компании, работающие на маркетплейсе Ozon, сталкиваются с неожиданной проблемой: электронный универсальный передаточный документ (УПД-1), оформленный для юридического лица-покупателя, не поступает самому продавцу. Такая ситуация может привести к несоответствиям в налоговой отчетности и вызвать претензии со стороны ФНС.
По правилам документооборота, УПД должен быть направлен как покупателю, так и продавцу, чтобы обе стороны могли корректно отразить сделку в учете. Однако в некоторых случаях Ozon, действуя в рамках настроенной функции «Документооборот с юрлицами», отправляет УПД-1 только покупателю, а продавец о документе даже не знает.
Если продавец не активировал электронный документооборот в личном кабинете Ozon, площадка формирует УПД со статусом 2, который служит лишь для передачи товара, но не подходит для целей вычета НДС. При активированной функции площадка создает УПД-1 от имени продавца, который становится основанием для вычета НДС у покупателя. При этом ответственность за отражение этих данных в декларации ложится на продавца.
Если УПД-1 оказался у покупателя, но не у продавца, и при этом документ не был зарегистрирован в декларации по НДС, у налоговой может возникнуть обоснованный вопрос. В такой ситуации эксперты советуют подать уточненную декларацию, в которую будет включен отсутствующий документ. Это позволит избежать доначислений налога, так как налоговики могут посчитать, что НДС не был исчислен с этой операции.
Для предотвращения подобных накладок рекомендуется проверить настройки ЭДО, а при необходимости — наладить электронный роуминг для стабильного получения документов от маркетплейса. Также важно вести внутренний контроль за всеми УПД, сверяя их с отчетами от Ozon, чтобы исключить недоразумения при сдаче отчетности.
Ситуация с УПД-1 от Ozon — лишь один из примеров, как автоматизация документооборота может привести к ошибкам, если бизнес не отслеживает весь процесс от формирования документа до его регистрации в учете.
